Menjadi Sekretaris Lembaga itu ...

Table of Contents

Sekretaris merupakan posisi penting dalam sebuah lembaga/organisasi. Jika diibaratkan organ tubuh maka seorang sekretaris itu adalah jantung, yang memompa darah keseluruh tubuh organsasi. Dengan posisi yang sangat sentral seperti itu, seorang sekretaris harus memiliki kemampuan dan kemauan dalam menduduki posisinya agar tugas serta tanggung jawab yang ia emban dapat berjalan dengan baik. Jika seorang sekretaris tidak dapat menjalankan apa yang menjadi tugas dan tanggung jawabnya, maka dapat dipastikan kerja-kerja suatu lembaga/organisasi akan mandet.

Sudah dua tahun saya menjabat sebagai sekretaris umum disebuah lembaga kemahasiswaan yang ada di Universitas, sebuah posisi yang kebanyakan orang hindari. Karena tugas dan tanggung jawab yang dimiliki oleh seorang sekretaris sangatlah besar dan berat, mulai dari urusan administrasi kelembagaan sampai pada urusan kesekretariatan, mulai dari persuratan sampai pada inventalisir barang-barang lembaga. Posisi yang bisa menambah 5 kerutan pertigabulannya (hehehe). 

Awal menjabat sebagai sekretaris amatlah berat, karena kita masih harus menyesuaikan dengan sistem dan pola kerja sebagai seorang sekretaris, belum lagi pengetahuan-pengetahuan tentang sistematika penulisan surat yang mutlak untuk dimiliki, membuat kita harus memacu diri untuk bisa menguasainya dengan cepat agar kerja kelembagaan dapat berjalan dengan baik dan tidak tersendat hanya karena sekretaris lupa cara menulis kode surat atau penulisan nomor surat. Setelah lama bergelut didalam dunia kesekretariatan, sebuah perubahan pola kerja dan pola sikap dapat saya rasakan, lebih disiplin, teliti dan tahan banting, bayangkan jika setelah persuratan sebanyak 100 lembar telah selesai, dan ternyata nomor suratnya salah, bulan keluarnya berbeda, -mode beast level dewa- hehehe. maka mau tidak mau keseratus surat tadi harus di ulang, itulah mengapa ketelitian dan kesabaran perlu dimiliki jika kita menjadi seorang sekretaris. Tapi setelah kita terbiasa dengan sitem dan pola kerjanya, maka masalah seperti tadi dapat diminimalisir :-).

Selain itu, menjadi seorang sekretaris harus bisa menguasai dunia per-komputer-an, mulai dari hardware sampai softwarenya, bayangkan jika kita sementara menyelesaikan proposal kegiatan dan komputernya hang, atau printernya bermasalah, cartridgeninya rusak, ya mau tidak mau kita yang harus memperbaikinya seorang diri, atau paling tidak kita mengetahui dasar-dasarnya agar tidak keteteran. Penggunaan software-software pendukung kinerja seorang sekretaris harus pula dikuasai, Corel Draw, Photoshop, adalah software yang kadangkala kita perlukan untuk memaksimalkan kerja-kerja kesekretariatan. 

Dibalik kerumitan kerja seorang sekretaris, manfaat besar dapat kita peroleh jika kita dapat melaksanakan tugas-tugas kesekretariatan dengan sungguh-sungguh. Ketelatenan, ketelitian, kesabaran merupakan poin-poin yang menjadi suntikan pembelajaran penting dalam menggeluti dunia kesekretariatan.

Beberapa hal yang perlu teman-teman perhatikan jika ingin mengambil posisi sekretaris dalam sebuah lembaga/organisasi :

• Yakinkan diri, akalu memang teman-teman cocok dengan posisi sebagai sekretaris.
• Latih ketelitian diri dalam mengerjakan tugas-tugas kesekretariatan.
• Kuasai dunia per-komputer-an
• Jangan jadikan setiap tugas sebagai beban, jadikan dia sebagai sebuah kebutuhan.

Itu beberapa hal yang bisa saya share kepada teman-teman pembaca, semoga bermanfaat.

Sumber foto : koleksi pribadi penulis